Päivitetty 2.4.2022

Rekisterinpitäjä

Oulu Skydive Center ry (Y-tunnus: 0351357-3)

PL 307, 90101 Oulu, hallitus@ouluskydivecenter.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhdistyksen sihteeri, sihteeri@ouluskydivecenter.fi

Käsiteltävät henkilötiedot, käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

  • Ilmoittautumistiedot hyppykurssille ja lahjakortin tilauksessa näiden mahdollistamiseksi.
  • Yhdistyslaissa tarkoitetun jäsenluettelon ylläpitäminen tai vierailijoilta henkilön tunnistaminen (koko nimi, osoite).
  • Yhteydenpidon varmistaminen (puhelinnumero, sähköpostiosoite).
  • Yhdistyksen koulutuksen, toiminnan ja kirjanpidon ylläpitäminen (joita voivat olla kurssitiedot, jäsenmaksuhistoria, henkilökohtainen tunnus, kelpoisuus- tai lisenssiluokka voimassaoloaikoineen, mahdollinen Suomen Ilmailuliiton jäsenyys, hyppymäärä viimeisen 12 kk aikana ja kokonaismäärä, hyppytiedot, lentokokemus-, kelpoisuus- ja kertaustiedot, vierailijan ”kotikerho” sekä tiedot henkilön ja yhdistyksen välisestä rahaliikenteestä).
  • Ilmailulain, Traficomin ja Suomen Ilmailuliiton ohjeiden vaatimien tietojen kerääminen (olemme yhdistys, joka on sitoutunut noudattamaan Suomen Ilmailuliiton ohjeita). Näitä ovat:
    • Henkilön paino, jota käytetään hyppy- ja lentoturvallisuuden varmistamiseen (on olemassa painorajoja käytetylle kalustolle).
    • Yhteystiedot henkilöstä, jolle ilmoitetaan onnettomuustilanteessa, jota käytetään onnettomuustilanteessa esimerkiksi luovuttamalla tieto poliisille.
    • Syntymäaika, jota käytetään hyppy- ja lentoturvallisuuden varmistamiseen (ohjeistuksessa on olemassa ikärajoja).
    • Terveydentilavakuutuksen ja mahdollisesti lääkärintodistuksen (jos ikä tai terveydentilavakuutus tai organisaation päätös aiheuttaa tarvetta) tarkastusmerkintä.
  • Lisäksi rekisterissä on tieto tehtävistä kerhossa (esim. puheenjohtaja, koulutuspäällikkö, jne.) sekä laskuvarjokalustosta ja sen hyppykelpoisuudesta.
  • Henkilötunnus, jos henkilöön liittyviä tietoja pitää ilmoittaa esimerkiksi tulorekisteriin.

Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, rekisterinpitäjän oikeutetun edun sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, raportoinnin sekä muiden hyppy- ja lentotoiminnan sekä tapahtumien hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi. Henkilötietojen antaminen on edellytys kurssille ilmoittautumiselle, lahjakortin tilaamiselle, vierailija hyppäämisen, yhdistyksen jäsenyydelle, osallistumiselle hyppyjä lentotoimintaan sekä osallistumiselle muuhun yhdistyksen toimintaan.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi. Vierailijoiden tietoja säilytetään vierailuvuoden loppuun, mikäli muut tässä mainitut seikat eivät vaadi pitempää aikaa. Lisäksi tietoja säilytetään henkilön yhdistyksen jäsenyyden ajan ja koulutustietoja vähintään Suomen ilmailuliiton ohjeiden vaatimat 2 vuotta sekä kirjanpitoa koskevat asiat kirjanpitolain vaatimat 6 vuotta. Henkilön nimi, paino sekä hyppy- ja lentotiedot esiintyvät arkistoitavassa hyppykirjanpidon tilastoinnissa (= pokalistat) myös näiden aikamäärien jälkeen.

Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat hyppykurssille ilmoittautuneet, lahjakortin tilanneet tai hyppykurssille osallistuneet sekä jäsenet ja vierailijat. Rekisterissä käsitellään kohdassa Käsiteltävät henkilötiedot, käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste mainittuja tietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Ilmoittautujan, lahjakortin tilaajan, kurssille osallistujan, vierailijan tai jäsenen ilmoittamat tiedot sekä kerho-, koulutus- sekä hyppy- ja lentotoiminnan yhteydessä muodostuneet tiedot.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisteritietoja voidaan jakaa Oulu Skydive Center ry:n organisaation sisällä tarpeellisille henkilöille. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman suostumusta paitsi saatavien perintään siitä annetun lain (513/1999) mukaisesti. Lisäksi nimi- ja kelpoisuustietoja luovutetaan Oulun Kaupungille avustushakemuksen yhteydessä sekä tarvittavia tietoja Suomen Ilmailuliitto ry:lle koulutusilmoituksen yhteydessä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Täytetyt lomakkeet ja kurssikirjanpito säilytetään lukitussa tilassa. Manuaaliseen aineistoon on pääsy yhdistyksen hyväksymillä kouluttajilla. Digitaalisia tietoja säilytetään teknisesti suojattuina henkilökohtaisilla salasanoilla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet. Rekisteritietoihin kokonaisuudessaan pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt; osittaisiin tietoihin on pääsy yhdistyksen hyväksymillä henkilöillä. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti. Lisäksi hyppykirjanpito (= pokalista) on kerholla yleisesti näkyvissä kerhon tietokoneella ja lentäjälle päiväkohtaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

  • Rekisteröidyllä on oikeus päästä häntä itseään koskeviin henkilötietoihin, oikeus pyytää itseään koskevien tietojen oikaisemista, poistamista, käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä, sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
  • Oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn.
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

Muut tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kohdassa Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa ilmoitetulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Oulu Skydive Center ry saa periä tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, jos rekisteröity käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa. (Yleinen tietosuoja-asetus 15–21 artiklat.)

Rekisteröity on itse vastuussa antamansa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa, mikäli hänen antamissaan tiedoissa tapahtuu muutoksia.